Terms and Conditions

Dutch version Below

Terms and Conditions (english)

Last updated on: 15-05-2026

1. Definitions

1.1 Service Provider: TeleCalendar, located at Palamedesstraat 38, 2026VX Haarlem, registered with the Dutch Chamber of Commerce under number 93926251 (hereinafter also referred to as “we” or “us”).

1.2 User Account: A personal account through which a user obtains access to the Services.

1.3 Booking Environment: The digital environment within the Services that TeleCalendar makes directly available to a Customer, through which the Customer can create booking links or have appointments scheduled via TeleCalendar.

1.4 Customer: The natural person or legal entity for whom TeleCalendar directly makes a Booking Environment available.

1.5 End User: Any natural person who is given access by or on behalf of a Customer to that Customer’s Booking Environment, even if that person has their own User Account.

1.6 Services: All software solutions offered by TeleCalendar, including (but not limited to) email, SMS and WhatsApp sending services, calendar integrations, booking systems and other functionality.

1.7 Agreement: The Main Agreement, these Terms and Conditions, all related annexes and any additional terms or arrangements between the parties.

2. Applicability and Agreement

2.1 These Terms and Conditions apply to all quotations, proposals and agreements between TeleCalendar and Customers, and to any use of the Services by Customers and End Users. For End Users, these Terms and Conditions apply only as terms of use for access to and use of the Customer’s Booking Environment. This does not create an independent agreement for the purchase of a Booking Environment between TeleCalendar and the End User, unless the End User becomes a Customer in accordance with Article 3.

2.2 To the extent TeleCalendar processes personal data on behalf of the Customer, the processing arrangements in the Data Processing Appendix form part of these Terms and Conditions.

2.3 Deviations from these Terms and Conditions are only valid if they have been agreed upon in writing by both Parties.

2.4 If no separate Main Agreement has been concluded, the Agreement with the Customer is concluded once TeleCalendar directly makes a Booking Environment available to the Customer and the Customer accepts these Terms and Conditions or uses the Services. Fees, invoicing, term and termination follow from the quotation, order confirmation, checkout, pricing page or other written arrangement between TeleCalendar and the Customer.

2.5 Unless otherwise agreed, TeleCalendar invoices monthly. Invoices must be paid within 14 days of the invoice date. In the event of late payment, the Customer owes statutory commercial interest and reasonable collection costs.

3. Distinction Between Customer and End User

An End User does not automatically become a Customer by having a User Account, using the Services or accepting these Terms and Conditions. An End User becomes a Customer only when TeleCalendar makes a separate Booking Environment directly available to that person or their organisation.

4. Description of the Services

4.1 TeleCalendar provides software and services that enable the Customer and its End Users to:

  • Send messages (such as emails, SMS, WhatsApp) to their contacts;
  • Connect calendars and conferencing tools of account managers and other users;
  • Schedule, view, change and manage appointments;
  • Allow prospects to reschedule or rebook appointments using booking links;
  • Use any other planning and communication functionality, if agreed.

4.2 The Customer is responsible for obtaining the technical resources necessary to access and use the Services.

5. Terms of Use

5.1 The Customer and each End User shall use TeleCalendar’s Services only in a manner that is in accordance with applicable laws and regulations, including but not limited to the General Data Protection Regulation (GDPR) and telecommunications laws.

5.2 The Customer and the End User are not permitted to:

  • Use email addresses or other contact details for which no valid consent (opt-in) has been obtained;
  • Send messages that are misleading, illegal, offensive, hateful, pornographic, or otherwise contrary to public order or morality;
  • Use contact lists that have been purchased, rented, or otherwise obtained from third parties unless (a) the recipients have explicitly consented to receive messages from the Customer, and (b) this was done lawfully;
  • Falsify, hide, or modify sender details or reply addresses in such a way that it could mislead recipients about the origin of the message;
  • In any way undermine the security or operation of the Services (e.g., through hacking, overloading, or spreading malicious software).

5.3 The Customer is required to include a clear unsubscribe or opt-out option in every commercial marketing message, so that recipients can easily opt out of further communication.

6. Obligations of the Customer

6.1 The Customer is responsible for the accuracy and completeness of all data necessary for the provision of the Services, such as providing correct and up-to-date contact details.

6.2 The Customer is at all times responsible for the content of the messages sent via the Services, the manner in which contact details were obtained, and the recipients’ consent (opt-in).

6.3 The Customer declares that all processed personal data has been lawfully obtained and complies with the GDPR. Reference is also made to the Data Processing Appendix or, if applicable, the separate Data Processing Agreement between the Parties.

6.4 The Customer is responsible for the use of the Services by End Users who are given access by or on behalf of the Customer to the Customer’s Booking Environment.

7. Intellectual Property Rights

7.1 All rights to the (underlying) software, documentation, manuals, and any other materials that TeleCalendar develops or makes available in the context of the Services are and remain the exclusive property of TeleCalendar or its licensors.

7.2 The Customer only acquires a non-exclusive, non-transferable right to use the Services for the purposes described in the Agreement.

8. Liability

8.1 To the extent permitted by law, TeleCalendar’s liability for direct damages is limited to the amount that the Customer paid for the Services in the 12 months prior to the event causing the damage, subject to a maximum of €5,000, unless a different maximum is set out in the Main Agreement or the damage results from intent or wilful recklessness on the part of TeleCalendar or its management.

8.2 TeleCalendar is not liable for indirect damage, such as consequential damage, loss of profit, missed savings, business interruption, or data loss.

8.3 The Customer indemnifies TeleCalendar against claims from third parties (including regulators) arising from unlawful use of the Services by the Customer or its End Users, or from a breach of these Terms and Conditions or applicable laws and regulations.

9. Duration and Termination

9.1 The Agreement is concluded for the period agreed in the Main Agreement, quotation, order confirmation, checkout, pricing page or other written arrangement. If no period has been agreed, the Agreement applies for an indefinite term.

9.2 The Parties may terminate the Agreement in accordance with the arrangements in the Main Agreement, quotation, order confirmation, checkout, pricing page or other written arrangement. If nothing has been agreed, the Agreement may be terminated in writing or by email subject to one calendar month’s notice.

9.3 Complaints about the Services or invoices must be reported to TeleCalendar in writing as soon as possible and with sufficient substantiation. The Customer remains obliged to pay outstanding invoices on time. A complaint, dispute, alleged breach or reliance on suspension does not give the Customer the right to suspend or set off payment, unless TeleCalendar confirms this in writing. Dissolution due to a breach is possible only after TeleCalendar has been given written notice of default and a reasonable remedy period has expired without the breach being remedied.

9.4 Upon termination of the Agreement, TeleCalendar will delete or return the Customer’s (personal) data in accordance with the arrangements set out in the Data Processing Appendix or, if applicable, the separate Data Processing Agreement between the Parties.

10. Other Provisions

10.1 These Terms and Conditions, the Data Processing Appendix and the use of the Services are governed by Dutch law.

10.2 Disputes shall be submitted exclusively to the competent court of the District Court of Amsterdam, to the extent permitted by law.

10.3 Amendments to these Terms and Conditions will be communicated to the Customer in writing or by email, with due observance of a reasonable notice period.

10.4 The Parties shall keep confidential information received in the context of the Agreement confidential and shall use that information only for the performance of the Agreement. This obligation remains in force after termination of the Agreement.

Data Processing Appendix

This Data Processing Appendix applies to the extent TeleCalendar processes Personal Data on behalf of the Customer in the context of the Services. TeleCalendar acts as Processor. The Customer acts as Controller.

This Data Processing Appendix forms part of these Terms and Conditions. By accepting the Terms and Conditions, the Customer also accepts this Data Processing Appendix, to the extent it applies.

1. Definitions

1.1 Personal Data: all information relating to an identified or identifiable natural person as referred to in the GDPR.

1.2 Processing / Process: any operation or set of operations performed on Personal Data or sets of Personal Data, as referred to in Article 4 of the GDPR.

1.3 Personal Data Breach (Data Breach): a breach of security leading accidentally or unlawfully to unauthorised processing, destruction, loss, alteration, disclosure of, or access to, Personal Data transmitted, stored or otherwise processed.

1.4 GDPR: General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679).

2. Subject Matter of the Processing

2.1 The Processor undertakes to process Personal Data on behalf of the Controller as described in this Data Processing Appendix and these Terms and Conditions.

2.2 The Processing relates solely to the categories of Personal Data, data subjects and purposes described in Article 10 of this Data Processing Appendix.

2.3 The Processor shall process the Personal Data only for the performance of the Services and on the basis of the Controller’s instructions as set out in this Data Processing Appendix and these Terms and Conditions.

3. Duration and Termination

3.1 This Data Processing Appendix applies for as long as the Processor processes Personal Data on behalf of the Controller in the context of the Services.

3.2 Upon termination of the Services, the Processor shall, at the Controller’s option, return or destroy the Personal Data, unless laws or regulations require otherwise.

3.3 If the Controller does not choose between return or destruction of the Personal Data after termination of the Services, the Processor shall destroy the Personal Data to the extent permitted by law.

4. Obligations of the Processor

4.1 The Processor shall implement appropriate technical and organisational measures to secure Personal Data against loss or unlawful processing, taking into account the state of the art, implementation costs, and the nature and purpose of the processing.

4.2 The Processor shall ensure that only persons who need access to the Personal Data for the performance of the Agreement (on a “need‑to‑know” basis) have access.

4.3 The Processor shall not use or process Personal Data for purposes other than those agreed in this Agreement, unless the Processor is legally obliged to do so. In that case, the Processor shall inform the Controller before the processing takes place, unless the law prohibits such notice.

4.4 The Processor shall provide the Controller, upon request, with the information necessary to demonstrate compliance with the arrangements made in this Agreement and to enable audits.

4.5 The Processor undertakes to keep all Personal Data confidential and shall ensure that its employees, and any third parties engaged by the Processor, are bound by the same obligation.

4.6 The Processor shall assist the Controller, insofar as reasonably possible and taking into account the nature of the processing, in handling requests from data subjects and in complying with obligations relating to security, data breaches, data protection impact assessments and prior consultations.

4.7 The Processor shall inform the Controller if the Processor believes that an instruction from the Controller infringes the GDPR or other applicable privacy legislation.

5. Obligations of the Controller

5.1 The Controller warrants that the processing of Personal Data, as described in this Data Processing Appendix, complies with the GDPR.

5.2 The Controller guarantees that the content, use and instructions regarding the processing of the Personal Data are lawful and do not infringe any rights of third parties.

5.3 The Controller is responsible for correctly communicating instructions on the processing to the Processor.

6. Use of Third Parties or Sub‑Processors

6.1 The Controller gives the Processor general authorisation to engage third parties (sub-processors) in the processing of Personal Data.

6.2 The Processor shall provide an up-to-date list of sub-processors upon request. The Processor shall inform the Controller of intended changes to sub-processors, so that the Controller has the opportunity to object to such change.

6.3 The Processor shall enter into a written agreement with each sub-processor that imposes at least the same obligations as those arising from this Data Processing Appendix.

6.4 The Processor shall remain responsible to the Controller for the proper performance of the obligations under this Data Processing Appendix by the sub-processors.

7. Data Breach Notification

7.1 In the event of a (suspected) Personal Data Breach, the Processor shall inform the Controller without undue delay and, where possible, within 24 hours, using the Controller’s contact details known to the Processor. The Controller is responsible for keeping these contact details up to date.

7.2 The information provided by the Processor shall include at least:

  • The suspected date and cause of the Data Breach;
  • The categories and volume of the Personal Data concerned, to the extent known;
  • The data subjects potentially affected;
  • The measures taken or proposed to mitigate the consequences of the Data Breach and to prevent future breaches.

7.3 The Controller is responsible for reporting the Personal Data Breach to the supervisory authority and/or the data subjects, where required. The Processor shall assist the Controller with this to the extent reasonably possible.

8. Liability

8.1 The limitation of liability set out in these Terms and Conditions also applies to this Data Processing Appendix.

8.2 The Processor is liable only for direct damages resulting from failure to comply with this Data Processing Appendix or applicable data protection law, insofar as the Processor can be held responsible for the damage.

9. Miscellaneous

If provisions of this Data Processing Appendix conflict with provisions of these Terms and Conditions, the provisions of this Data Processing Appendix shall prevail insofar as data protection is concerned.

10. Overview of Processing

10.1 Purpose of the processing

  • Sending e‑mail, SMS and WhatsApp messages on behalf of customers.
  • Displaying and managing event and message data within the Services.
  • Connecting calendars and conferencing tools of account managers or other users, so that scheduled appointments can be synchronised, viewed and managed in real time.
  • Facilitating the booking system, so that prospects can schedule, reschedule or rebook appointments.

10.2 Categories of data subjects

  • (Prospective) customers of the Controller.
  • Employees, account managers and other users of the Controller or its customers who access the Services or create integrations.
  • Persons called or approached for lead generation or sales purposes by the Controller.

10.3 Categories of Personal Data

  • Name and address details (e.g. name, address, city);
  • Contact details (telephone number, e‑mail address);
  • E‑mail and message data necessary for lead generation and sales purposes, including (but not limited to) e‑mail or sender addresses, subject lines, message content (HTML and text), date/time of appointments, location(s);
  • Any CC/BCC fields and other metadata (such as project_id, variables) required for correct scheduling and sending of messages;
  • Calendar event details (such as subject, description, date/time, location and participants) obtained through calendar integrations (Microsoft Outlook, Google Calendar or Apple Calendar) based on permissions granted by the Controller or its customers, insofar as strictly necessary for synchronising and managing appointments;
  • User Account data, including role, permissions, settings, usage data, connected calendar accounts and connected conferencing accounts;
  • Other data in the context of lead generation or sales (for example information about appointments, interests and notes from phone calls), insofar as necessary for the Services;
  • A more detailed technical description of these fields can be found in TeleCalendar’s official API documentation.

10.4 Retention period

  • Event and message data are retained for as long as necessary to provide the Services, unless otherwise agreed. After deactivation of the Services for the Customer, the Processor deletes the remaining event and message data within 30 days.
  • All other Personal Data are not retained longer than necessary for the purpose for which they were collected, unless statutory obligations require a longer retention period.

10.5 Location of processing

  • Data are processed within the European Economic Area (EEA).
  • If data are processed outside the EEA, this will occur solely on the basis of the then‑applicable EU Standard Contractual Clauses, ensuring an adequate level of protection in accordance with Article 46 GDPR.

10.6 Security measures

  • Access controls and password policy.
  • Encryption of data where possible.
  • Data minimisation.
  • Firewalls and antivirus software.
  • Regular backups.
  • Regular software updates.
  • Logging and monitoring of system access.

Algemene Voorwaarden (dutch)

Laatst bijgewerkt op: 15-05-2026

1. Definities

1.1 Dienstverlener: TeleCalendar, gevestigd te Palamedesstraat 38, 2026VX Haarlem, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 93926251 (hierna ook “wij” of “ons”).

1.2 Gebruikersaccount: Een persoonlijk account waarmee een gebruiker toegang krijgt tot de Diensten.

1.3 Boekingsomgeving: De digitale omgeving binnen de Diensten die TeleCalendar rechtstreeks beschikbaar stelt aan een Klant, waarmee de Klant boekingslinks kan aanmaken of afspraken kan laten plannen via TeleCalendar.

1.4 Klant: De natuurlijke persoon of rechtspersoon voor wie TeleCalendar rechtstreeks een Boekingsomgeving beschikbaar stelt.

1.5 Eindgebruiker: Iedere natuurlijke persoon die door of namens een Klant toegang krijgt tot de Boekingsomgeving van die Klant, ook als deze persoon daarvoor een eigen Gebruikersaccount heeft.

1.6 Diensten: Alle door TeleCalendar aangeboden software oplossingen, waaronder (maar niet beperkt tot) e-mail-, SMS- en WhatsApp-verzendservices, agendakoppelingen, boekingssystemen en overige functionaliteit.

1.7 Overeenkomst: De (hoofd)overeenkomst, deze Algemene Voorwaarden en alle bijlagen daarbij, alsmede eventuele aanvullende voorwaarden of afspraken.

2. Toepasselijkheid en Overeenkomst

2.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, voorstellen en overeenkomsten tussen TeleCalendar en Klanten, en op ieder gebruik van de Diensten door Klanten en Eindgebruikers. Voor Eindgebruikers gelden deze Algemene Voorwaarden uitsluitend als gebruiksvoorwaarden voor toegang tot en gebruik van de Boekingsomgeving van de Klant. Hierdoor ontstaat geen zelfstandige overeenkomst tot afname van een Boekingsomgeving tussen TeleCalendar en de Eindgebruiker, tenzij de Eindgebruiker Klant wordt volgens artikel 3.

2.2 Voor zover TeleCalendar persoonsgegevens verwerkt namens de Klant, maken de verwerkersafspraken in de Verwerkersbijlage onderdeel uit van deze Algemene Voorwaarden.

2.3 Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn alleen geldig indien deze schriftelijk tussen Partijen zijn overeengekomen.

2.4 Indien geen separate Hoofdovereenkomst is gesloten, komt de Overeenkomst met de Klant tot stand zodra TeleCalendar rechtstreeks een Boekingsomgeving aan de Klant beschikbaar stelt en de Klant akkoord gaat met deze Algemene Voorwaarden of de Diensten gebruikt. Tarieven, facturering, looptijd en opzegging volgen uit de offerte, orderbevestiging, checkout, prijspagina of andere schriftelijke afspraak tussen TeleCalendar en de Klant.

2.5 Tenzij anders overeengekomen factureert TeleCalendar maandelijks. Facturen moeten binnen 14 dagen na factuurdatum worden betaald. Bij niet tijdige betaling is de Klant wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten verschuldigd.

3. Onderscheid Klant en Eindgebruiker

Een Eindgebruiker wordt niet automatisch Klant door een Gebruikersaccount, gebruik van de Diensten of akkoord op deze Algemene Voorwaarden. Een Eindgebruiker wordt Klant zodra TeleCalendar rechtstreeks een Boekingsomgeving aan deze persoon of diens organisatie beschikbaar stelt.

4. Beschrijving van de Diensten

4.1 TeleCalendar biedt software en diensten aan die het voor de Klant en diens Eindgebruikers mogelijk maken om:

  • Berichten (zoals e-mails, SMS, WhatsApp) te versturen aan hun contacten;
  • Agenda’s en conferencing tools van accountmanagers en andere gebruikers te koppelen;
  • Afspraken te plannen, in te zien, te wijzigen en te beheren;
  • Prospects afspraken te laten verplaatsen of opnieuw te laten inplannen via boekingslinks;
  • Eventueel andere plannings- en communicatiefuncties te gebruiken, indien afgesproken.

4.2 De Klant is verantwoordelijk voor het verkrijgen van de technische middelen die nodig zijn om toegang te krijgen tot en gebruik te maken van de Diensten.

5. Gebruiksvoorwaarden

5.1 De Klant en iedere Eindgebruiker gebruiken de Diensten van TeleCalendar uitsluitend op een manier die in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval (maar niet beperkt tot) de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Telecommunicatiewet.

5.2 Het is de Klant en de Eindgebruiker niet toegestaan om:

  • E-mailadressen of andere contactgegevens te gebruiken waarvoor geen geldige toestemming (opt-in) is verkregen;
  • Berichten te versturen die misleidend, illegaal, kwetsend, haatdragend, pornografisch of op enigerlei wijze in strijd zijn met de openbare orde of goede zeden;
  • Contactlijsten te gebruiken die zijn gekocht, gehuurd of op andere wijze verkregen van derden, tenzij (a) de ontvangers expliciet hebben ingestemd met het ontvangen van berichten van de Klant, én (b) dit op een rechtmatige wijze is gebeurd;
  • De afzendergegevens of het antwoordadres te vervalsen, te verbergen of zodanig aan te passen dat misleiding kan ontstaan over de herkomst van het bericht;
  • Op enigerlei wijze de beveiliging of werking van de Diensten te ondermijnen (bijv. door hacking, overbelasting of verspreiding van schadelijke software).

5.3 De Klant is verplicht een duidelijke uitschrijf- of afmeldmogelijkheid op te nemen in elk commercieel marketing bericht, zodat ontvangers zich eenvoudig kunnen uitschrijven voor verdere communicatie.

6. Verplichtingen van de Klant

6.1 De Klant draagt zorg voor de juistheid en volledigheid van alle gegevens die noodzakelijk zijn voor de levering van de Diensten, zoals het verstrekken van correcte en actuele contactgegevens.

6.2 De Klant is te allen tijde verantwoordelijk voor de inhoud van de via de Dienst verstuurde berichten, de wijze waarop de contactgegevens zijn verkregen en de toestemming (opt-in) van de ontvangers.

6.3 De Klant verklaart dat alle verwerkte persoonsgegevens rechtmatig zijn verkregen en voldoet daarbij aan de AVG. Hiervoor wordt tevens verwezen naar de Verwerkersbijlage of, indien van toepassing, de separate Verwerkersovereenkomst tussen Partijen.

6.4 De Klant is verantwoordelijk voor het gebruik van de Diensten door Eindgebruikers die door of namens de Klant toegang krijgen tot de Boekingsomgeving van de Klant.

7. Intellectuele Eigendomsrechten

7.1 Alle rechten op de (onderliggende) software, documentatie, handleidingen en eventuele andere materialen die TeleCalendar in het kader van de Diensten ontwikkelt of ter beschikking stelt, berusten uitsluitend bij TeleCalendar of haar licentiegevers.

7.2 De Klant verkrijgt slechts een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Diensten te gebruiken voor de in de Overeenkomst beschreven doeleinden.

8. Aansprakelijkheid

8.1 Voor zover wettelijk is toegestaan, is de aansprakelijkheid van TeleCalendar voor directe schade beperkt tot het bedrag dat in de 12 maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit door de Klant is betaald voor de Diensten, met een maximum van €5.000, tenzij in de Hoofdovereenkomst een ander maximum is bepaald of sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van TeleCalendar of haar leidinggevenden.

8.2 TeleCalendar is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie of verlies van gegevens.

8.3 De Klant vrijwaart TeleCalendar tegen aanspraken van derden (inclusief toezichthouders) die voortvloeien uit onrechtmatig gebruik van de Diensten door de Klant of diens Eindgebruikers, of uit een schending van deze Algemene Voorwaarden of toepasselijke wet- en regelgeving.

9. Duur en Beëindiging

9.1 De Overeenkomst wordt aangegaan voor de periode die is afgesproken in de Hoofdovereenkomst, offerte, orderbevestiging, checkout, prijspagina of andere schriftelijke afspraak. Indien geen periode is afgesproken, geldt de Overeenkomst voor onbepaalde tijd.

9.2 Partijen kunnen de Overeenkomst opzeggen volgens de afspraken in de Hoofdovereenkomst, offerte, orderbevestiging, checkout, prijspagina of andere schriftelijke afspraak. Indien niets is afgesproken, kan de Overeenkomst schriftelijk of per e-mail worden opgezegd met een opzegtermijn van 1 kalendermaand.

9.3 Klachten over de Diensten of facturen moeten zo snel mogelijk schriftelijk en voldoende onderbouwd aan TeleCalendar worden gemeld. De Klant blijft verplicht openstaande facturen tijdig te betalen. Een klacht, betwisting, gestelde tekortkoming of beroep op opschorting geeft de Klant geen recht om betaling op te schorten of te verrekenen, tenzij TeleCalendar dit schriftelijk bevestigt. Ontbinding wegens een tekortkoming is pas mogelijk nadat TeleCalendar schriftelijk in gebreke is gesteld en een redelijke hersteltermijn ongebruikt is verstreken.

9.4 Bij beëindiging van de Overeenkomst zal TeleCalendar de (persoons)gegevens van de Klant verwijderen of teruggeven, conform de afspraken in de Verwerkersbijlage of, indien van toepassing, de separate Verwerkersovereenkomst tussen Partijen.

10. Overige Bepalingen

10.1 Op deze Algemene Voorwaarden, de Verwerkersbijlage en het gebruik van de Diensten is Nederlands recht van toepassing.

10.2 Geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Amsterdam, voor zover de wet dit toestaat.

10.3 Wijzigingen in deze Algemene Voorwaarden worden schriftelijk of per e-mail aan de Klant kenbaar gemaakt, met inachtneming van een redelijke termijn.

10.4 Partijen houden vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de Overeenkomst ontvangen geheim en gebruiken die informatie alleen voor de uitvoering van de Overeenkomst. Deze verplichting blijft gelden na beëindiging van de Overeenkomst.

Verwerkersbijlage

Deze Verwerkersbijlage is van toepassing voor zover TeleCalendar persoonsgegevens verwerkt namens de Klant in het kader van de Diensten. TeleCalendar treedt daarbij op als Verwerker. De Klant treedt daarbij op als Verwerkingsverantwoordelijke.

Deze Verwerkersbijlage hoort bij de Algemene Voorwaarden. Door akkoord te gaan met de Algemene Voorwaarden gaat de Klant ook akkoord met deze Verwerkersbijlage, voor zover deze van toepassing is.

1. Definities

1.1 Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon als bedoeld in de AVG.

1.2 Verwerking / Verwerken: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 4 van de AVG.

1.3 Inbreuk in verband met Persoonsgegevens (Datalek): een inbreuk op de beveiliging van Persoonsgegevens die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot (ongeoorloofde) verwerking, vernietiging, verlies, wijziging of verstrekking van, of toegang tot, doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte Persoonsgegevens.

1.4 AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679).

2. Onderwerp van de Verwerking

2.1 Verwerker verbindt zich ertoe Persoonsgegevens te verwerken in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke zoals beschreven in deze Verwerkersbijlage en de Algemene Voorwaarden.

2.2 De Verwerking heeft uitsluitend betrekking op de categorieën van Persoonsgegevens, betrokkenen en doeleinden zoals omschreven in artikel 10 van deze Verwerkersbijlage.

2.3 Verwerker zal de Persoonsgegevens uitsluitend verwerken voor de uitvoering van de Diensten en op basis van de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke zoals vastgelegd in deze Verwerkersbijlage en de Algemene Voorwaarden.

3. Duur en Beëindiging

3.1 Deze Verwerkersbijlage geldt zolang Verwerker Persoonsgegevens verwerkt namens Verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de Diensten.

3.2 Bij beëindiging van de Diensten zal Verwerker, naar keuze van Verwerkingsverantwoordelijke, de Persoonsgegevens retourneren of vernietigen, tenzij wet of regelgeving anders vereist.

3.3 Indien Verwerkingsverantwoordelijke na beëindiging van de Diensten geen keuze maakt over retournering of vernietiging van de Persoonsgegevens, zal Verwerker de Persoonsgegevens vernietigen, voor zover dat wettelijk is toegestaan.

4. Verplichtingen van Verwerker

4.1 Verwerker zorgt voor passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, en de aard en het doel van de verwerking.

4.2 Verwerker waarborgt dat alleen personen toegang hebben tot de Persoonsgegevens die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van de Overeenkomst (op basis van een “need-to-know” principe).

4.3 Verwerker zal Persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken of verwerken dan is overeengekomen in deze Overeenkomst, tenzij Verwerker daartoe wettelijk verplicht is. In dat geval stelt Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke voorafgaand aan de verwerking op de hoogte, tenzij die wet dat verbiedt.

4.4 Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens verzoek, de nodige informatie verstrekken om de naleving van de in deze Overeenkomst gemaakte afspraken aan te tonen en audits mogelijk te maken.

4.5 Verwerker verplicht zich tot geheimhouding van alle Persoonsgegevens en zal ervoor zorgen dat zijn medewerkers, en alle andere door Verwerker ingeschakelde derden, dezelfde verplichting nakomen.

4.6 Verwerker ondersteunt Verwerkingsverantwoordelijke, voor zover redelijkerwijs mogelijk en rekening houdend met de aard van de verwerking, bij het afhandelen van verzoeken van betrokkenen en bij het voldoen aan verplichtingen op het gebied van beveiliging, datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadplegingen.

4.7 Verwerker informeert Verwerkingsverantwoordelijke indien Verwerker van mening is dat een instructie van Verwerkingsverantwoordelijke in strijd is met de AVG of andere toepasselijke privacywetgeving.

5. Verplichtingen van Verwerkingsverantwoordelijke

5.1 Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat de verwerking van de Persoonsgegevens, zoals omschreven in deze Overeenkomst, voldoet aan de AVG.

5.2 Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot verwerking van de Persoonsgegevens niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op enig recht van derden.

5.3 Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het juist doorgeven van instructies over de verwerking aan Verwerker.

6. Inschakeling van Derden of Onderaannemers (Subverwerkers)

6.1 Verwerkingsverantwoordelijke geeft Verwerker algemene toestemming om bij de verwerking van Persoonsgegevens derden (subverwerkers) in te schakelen.

6.2 Verwerker verstrekt op verzoek een actueel overzicht van subverwerkers. Verwerker informeert Verwerkingsverantwoordelijke over voorgenomen wijzigingen in subverwerkers, zodat Verwerkingsverantwoordelijke de mogelijkheid heeft om bezwaar te maken tegen deze wijziging.

6.3 Verwerker zal met deze subverwerkers een schriftelijke overeenkomst aangaan waarin ten minste dezelfde verplichtingen worden opgenomen als die voortvloeien uit deze Overeenkomst.

6.4 Verwerker blijft in alle gevallen tegenover Verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de juiste nakoming van de verplichtingen uit deze Overeenkomst door de subverwerkers.

7. Meldplicht Datalekken

7.1 In geval van een (vermoeden van) een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens (“Datalek”) informeert Verwerker Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld en zo mogelijk binnen 24 uur via de bij Verwerker bekende contactgegevens van Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het actueel houden van deze contactgegevens.

7.2 De informatie die Verwerker hierbij verstrekt, omvat in ieder geval:

  • De (vermoedelijke) datum en oorzaak van de Datalek.
  • De (voor zover bekend) categorieën en omvang van de getroffen Persoonsgegevens.
  • De (mogelijk) getroffen betrokkenen.
  • De (voorgestelde) maatregelen om de gevolgen van de Datalek te beperken en in de toekomst te voorkomen.

7.3 Het is de verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke om eventuele meldingen aan de toezichthouder en/of betrokkenen te doen. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke hierin ondersteunen voor zover redelijkerwijs mogelijk.

8. Aansprakelijkheid

8.1 De in de Algemene Voorwaarden opgenomen beperking van aansprakelijkheid geldt ook voor deze Verwerkersbijlage.

8.2 Verwerker is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die voortvloeit uit het niet naleven van deze Overeenkomst of de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming, voor zover Verwerker verantwoordelijk kan worden gehouden voor de schade.

9. Overige Bepalingen

Indien bepalingen uit deze Verwerkersbijlage strijdig zijn met bepalingen uit de Algemene Voorwaarden, gaan de bepalingen uit deze Verwerkersbijlage voor voor zover het gegevensbescherming betreft.

10. Overzicht van verwerkingen

10.1 Doeleinden van de verwerking

  • E-mail, SMS en WhatsApp berichten sturen namens klanten.
  • Weergeven en beheren van event- en berichtdata binnen de Diensten.
  • Koppelen van agenda’s en conferencing tools van accountmanagers of andere gebruikers, zodat geplande afspraken real time gesynchroniseerd, ingezien en beheerd kunnen worden.
  • Faciliteren van het boekingssysteem, zodat prospects afspraken kunnen plannen, verplaatsen of opnieuw inplannen.

10.2 Categorieën van betrokkenen

  • (Potentiële) klanten van Verwerkingsverantwoordelijke.
  • Medewerkers, accountmanagers en andere gebruikers van Verwerkingsverantwoordelijke of diens klanten die toegang krijgen tot de Diensten of koppelingen maken.
  • Personen die gebeld of benaderd worden in het kader van lead generatie of sales door Verwerkingsverantwoordelijke.

10.3 Categorieën van persoonsgegevens

  • NAW-gegevens (bijv. naam, adres, woonplaats);
  • Contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres);
  • E-mail- en berichtgegevens noodzakelijk voor de lead generatie en sales doeleinden, waaronder (maar niet beperkt tot) e-mail- of afzenderadressen, onderwerpvelden, berichtinhoud (HTML en tekst), datum/tijd van afspraken, locatie(s);
  • Eventuele CC/BCC-velden en andere metagegevens (zoals project_id, variabelen) voor het correct inplannen en verzenden van berichten;
  • Details van agenda-afspraken (zoals onderwerp, beschrijving, datum/tijd, locatie en deelnemers) die worden verkregen via agendakoppelingen (Microsoft Outlook, Google Calendar of Apple Calendar) op basis van de door Verwerkingsverantwoordelijke of diens klanten verleende rechten, voor zover strikt noodzakelijk voor het synchroniseren en beheren van afspraken.
  • Gebruikersaccountgegevens, waaronder rol, rechten, instellingen, gebruiksgegevens, gekoppelde agenda accounts en gekoppelde conferencing accounts.
  • Overige data in het kader van lead generatie of sales (bijvoorbeeld informatie over afspraken, interesses, notities uit telefoongesprekken), voor zover nodig voor de Diensten.
  • Een nadere technische beschrijving van deze velden is terug te vinden in de officiële API-documentatie van TeleCalendar.

10.4 Bewaartermijn

  • Event- en berichtdata worden bewaard zolang dit nodig is voor de levering van de Diensten, tenzij anders overeengekomen. Na uitschakeling van de Diensten voor de Klant verwijdert Verwerker de resterende event- en berichtdata binnen 30 dagen.
  • Alle overige persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij wettelijke verplichtingen een langere bewaartermijn vereisen. 

10.5 Locatie van verwerking

  • Data wordt verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
  • Indien data buiten de EER wordt verwerkt, gebeurt dit uitsluitend op basis van de op dat moment geldende EU-Standard Contractual Clauses, zodat een passend beschermingsniveau overeenkomstig artikel 46 AVG is gewaarborgd.

10.6 Beveiligingsmaatregelen

  • Toegangsbeveiliging en wachtwoordbeleid.
  • Encryptie van data waar mogelijk.
  • Data-minimalisatie.
  • Firewalls en antivirussoftware.
  • Regelmatige back-ups.
  • Regelmatige software-updates.
  • Logging en monitoring van toegang tot systemen.